Во деловното работење понекогаш се случува клиент по грешка двапати да ја плати истата фактура. Причината може да биде двојно извршена банкарска трансакција, недоволна комуникација меѓу финансиските служби или повторено плаќање по автоматски потсетник. Продавачот одеднаш има повеќе средства на сметката отколку што изнесува неговото побарување, но тоа не значи дека вишокот автоматски станува негов приход.
Првата проверка е споредба меѓу издадената фактура, банкарскиот извод и евиденцијата на побарувања. Треба да се утврди дали навистина станува збор за двојно плаќање на иста обврска или клиентот има и други отворени фактури.
Практичен пример: Фирма издава фактура од 120.000 денари. Клиентот по грешка извршува две идентични уплати, па вкупно префрла 240.000 денари. Разликата од 120.000 денари не треба автоматски да се прикажува како дополнителен приход. Потребно е да се утврди правниот и сметководствениот основ за нејзиното понатамошно постапување.
Втората препорака е веднаш да се контактира купувачот и писмено да се потврди што се случило. Така двете компании ќе имаат јасна евиденција за трансакциите и договореното решение.
Третото правило е да не се врши автоматско пребивање со идни фактури без проверка на правната основа и согласноста, таму каде што е потребна. Можноста за пребивање зависи од конкретните побарувања и применливите правила.
Четвртата проверка е сметководствениот третман. Ако клиентот има право на враќање на вишокот, фирмата треба соодветно да ја евидентира обврската, наместо да го зголеми приходот без основа.
Петтата препорака е да се провери дали грешката влијае врз ДДВ-документацијата. Самото двојно плаќање не значи нужно дека постојат две одделни испораки или две фактури.
Шестата мерка е при враќање средства внимателно да се провери банкарската сметка на примачот. Барање парите да се вратат на неочекувана сметка може да биде дополнителен сигнал за финансиска измама и треба независно да се потврди.
Седмото правило е да се подобрат внатрешните контроли: еднозначни броеви на фактури, автоматско усогласување на уплатите и редовна проверка на отворените ставки.
Заклучок: Двојното плаќање треба да се решава со документација, комуникација и правилен сметководствен третман. Привремено повисокото салдо на банкарската сметка не е доказ дека фирмата заработила повеќе.
