Состанок од 45 минути со шестмина учесници зафаќа вкупно четири и пол работни часа. Календарот го покажува траењето на една средба, но организацијата го вложува времето на сите присутни. Затоа пред испраќање покана е корисно да се определат одлуката што треба да се донесе, потребните информации и луѓето што можат да придонесат.
Во хипотетичка пресметка, ако целосниот трошок за еден работен час е 400 денари по лице, таквиот состанок ангажира време вредно 1.800 денари. Тоа не е дополнителна фактура, туку пример за веќе платено работно време. Подолг состанок може да биде оправдан кога решава важен проблем; пресметката помага да се процени вложувањето.
Практична промена е поканата да содржи кратка агенда, материјал за подготовка и очекуван исход. По средбата запишете ја одлуката, одговорното лице и рокот. Оставете и простор меѓу последователни видеосостаноци. Мало истражување со 14 учесници укажува на придобивки од паузите, но не определува едно идеално времетраење за секоја работа и секој тим.
