Ненаплатените фактури се еден од најчестите ризици за ликвидноста на малите компании. Проблемот често започнува со еден клиент што доцни неколку дена, но може да прерасне во голем финансиски товар ако со месеци не се преземаат соодветни активности.
Првиот чекор започнува пред испораката на производот или услугата. Компанијата треба јасно да ги договори цената, рокот за плаќање, начинот на фактурирање и другите релевантни услови. Писмената документација е особено важна кога станува збор за поголеми нарачки или нови деловни партнери.
Второто правило е проверка на новите клиенти. Кај поголеми договори може да биде оправдано да се провери регистрацијата на деловниот субјект, неговата основна деловна историја и евентуално достапните информации за финансиската состојба. Ова не го отстранува ризикот, но може да помогне во неговото проценување.
Третиот чекор е договорена авансна исплата кога природата на работата го дозволува тоа. Ако фирмата треба однапред да набави скапа суровина или специфична опрема, делумниот аванс може да го намали ризикот да остане со голем трошок доколку клиентот не плати. Конкретниот процент треба да произлезе од договорот, пазарната практика и реалната изложеност.
Четвртата препорака е да не се чека предолго по истекот на рокот. На почетокот често е доволно кратко потсетување со копија од фактурата и јасно наведена обврска. Ако плаќањето продолжи да доцни, комуникацијата треба да биде документирана и усогласена со договорените услови.
Практичен пример: Компанија има пет ненаплатени фактури од по 80.000 денари, со што вкупното побарување достигнува 400.000 денари. Ако месечните фиксни трошоци изнесуваат 200.000 денари, ненаплатениот износ е еквивалентен на два месеца фиксни расходи. Тоа не значи дека сите побарувања се изгубени, но покажува колкава е изложеноста.
Петтото правило е ограничување на нови испораки кога претходните обврски остануваат неплатени. Компанијата треба однапред да има политика за кредитен лимит на клиентите, особено кога плаќањето се врши по испорака. Секое ограничување мора да биде усогласено со преземените договорни обврски.
Шестиот чекор е проценка дали може да се договори реален план за плаќање. Во некои случаи должникот се соочува со привремени финансиски проблеми и е подготвен да исплаќа на рати. Но таквиот договор треба да биде јасно документиран, со рокови и последици ако повторно не се исполнуваат обврските.
Ако наплатата и понатаму изостанува, може да биде неопходна стручна правна проценка за достапните механизми на наплата. Важни се доказите за испорака, потпишаните договори, фактурите, преписката и законските рокови. Не треба да се претпоставува дека секоја ненаплатена фактура автоматски се наплатува на ист начин.
Последното правило е редовна анализа на староста на побарувањата. Практично е фактурите да се групираат според тоа дали се недостасани или се доцнат до 30, 31–60, 61–90 или повеќе од 90 дена. Така сопственикот навремено ги препознава клиентите што создаваат најголем ризик.
Најдобрата заштита е да не се дозволи еден голем должник да ја загрози целата компанија. Прометот е важен, но наплатата е она што овозможува фирмата да ги исплаќа своите обврски и да продолжи да работи.
