Ефикасна деловна норма: Како да водите 15-минутен состанок?

Некои компании го скратуваат времето на состаноци на само 15 минути со испраќање повеќе информации однапред, намалување на присуството и користење софтвер за подобро организирање на комуникацијата.

Намалувањето на должината на состаноците помага да се намали исцрпеноста и да се зголеми ангажираноста, изјавија извршните директори за CNBC.

Додавањето прашања наместо изјави исто така помага во ефикасноста.

– Еј, може ли да имаме пократок, но поефикасен состанок? – Ова прашање често го примаше експертот Џим Шафрански од неговите клиенти, кои сочинуваат широк опсег: од стартапи до компании на Fortune 100.

Џим го води Prezi во Унгарија, но со софтверски канцеларии со седиште во Сан Франциско. Нивната технологија им овозможува на клиентите визуелни и анимации во видео презентации и состаноци.

Клиентите се повеќе бараат совет како да го намалат времетраењето на состаноците во живо, на само 15 минути, рече тој, зборувајќи за CNBC преку видео повик.

– Она што сакаат да го направат е да ја зголемат поврзаноста меѓу вработените, да добијат подобра продуктивност на тие состаноци и да се обидат да ги намалат овие проблеми со согорувањето кои се влошени со користењето на Зум – истакна Шафрански и сподели неколку совети.

Овие совети се за зачувување на информациите однапред, за договарање на време на состанок што одговара на секој учесник, а еден начин да го направите тоа е лицето што го води состанокот да сними кратко видео за да ја објасни суштината на состанокот и одлуките што треба да се донесат.

Клиентите на оваа компанија не се сами во „проблемот“. Имено, околу 67% од директорите анкетирани од Korn Ferry уште во 2019 година изјавиле дека поминуваат премногу време на состаноци, а тоа е пречка за нивната работа.

Во меѓувреме, студијата на Мајкрософт за мозочните бранови покажа дека получасовните последователни состаноци го зголемија стресот кај учесниците – и затоа компанијата ја намали „стандардната“ должина на состаноците.