Некои компании го скратуваат времето на состаноци на само 15 минути со испраќање повеќе информации однапред, намалување на присуството и користење софтвер за подобро организирање на комуникацијата.
Намалувањето на должината на состаноците помага да се намали исцрпеноста и да се зголеми ангажираноста, изјавија извршните директори за CNBC.
Додавањето прашања наместо изјави исто така помага во ефикасноста.
– Еј, може ли да имаме пократок, но поефикасен состанок? – Ова прашање често го примаше експертот Џим Шафрански од неговите клиенти, кои сочинуваат широк опсег: од стартапи до компании на Fortune 100.
Џим го води Prezi во Унгарија, но со софтверски канцеларии со седиште во Сан Франциско. Нивната технологија им овозможува на клиентите визуелни и анимации во видео презентации и состаноци.
Клиентите се повеќе бараат совет како да го намалат времетраењето на состаноците во живо, на само 15 минути, рече тој, зборувајќи за CNBC преку видео повик.
– Она што сакаат да го направат е да ја зголемат поврзаноста меѓу вработените, да добијат подобра продуктивност на тие состаноци и да се обидат да ги намалат овие проблеми со согорувањето кои се влошени со користењето на Зум – истакна Шафрански и сподели неколку совети.
Овие совети се за зачувување на информациите однапред, за договарање на време на состанок што одговара на секој учесник, а еден начин да го направите тоа е лицето што го води состанокот да сними кратко видео за да ја објасни суштината на состанокот и одлуките што треба да се донесат.
Клиентите на оваа компанија не се сами во „проблемот“. Имено, околу 67% од директорите анкетирани од Korn Ferry уште во 2019 година изјавиле дека поминуваат премногу време на состаноци, а тоа е пречка за нивната работа.
Во меѓувреме, студијата на Мајкрософт за мозочните бранови покажа дека получасовните последователни состаноци го зголемија стресот кај учесниците – и затоа компанијата ја намали „стандардната“ должина на состаноците.