Дигитализацијата може значително да ја подобри организацијата на малите и средните компании. Но преминувањето од еден деловен софтвер на друг понекогаш создава проблеми што не биле предвидени при купувањето. Ако податоците не можат да се извезат или пренесат во соодветен формат, фирмата може да има застој во фактурирањето, евиденцијата на залихите и финансиското известување.
Првата препорака е уште пред набавката на софтверот да се провери можноста за извоз на податоци. Треба да се утврди кои информации можат да се преземат, во каков формат и дали се потребни дополнителни услуги или надоместоци.
Втората проверка е договорот со софтверскиот добавувач. Во него треба да бидат разгледани пристапот до податоците, резервните копии, поддршката, условите за престанување на услугата и постапката за миграција. Не треба да се претпоставува дека секоја претплата автоматски вклучува целосна техничка помош при заминување.
Практичен пример: Трговска фирма користи систем со 8.000 артикли и повеќе илјади документи. Одлучува да премине на нов софтвер, но открива дека податоците можат да се извезат само делумно. Ако е потребен рачен внес на 8.000 артикли по просечно две минути, тоа претставува приближно 267 работни часа, без дополнителна проверка на точноста. Оваа илустрација покажува колку скапа може да биде неподготвената миграција.
Третото правило е да се направи попис на податоците што мора да се пренесат: клиенти, добавувачи, артикли, залихи, побарувања, обврски и релевантни историски записи. Не сите информации мора да се обработуваат на идентичен начин, но сите задолжителни евиденции треба да останат достапни согласно применливите правила.
Четвртата препорака е новиот систем да се тестира пред целосно преминување. Пренесување на ограничен сет податоци може да открие проблеми со даночните стапки, единиците мерки, датумите, валутите и различните формати.
Петтото правило е да се направи проверена резервна копија на постојните податоци. Самото постоење на датотека не гарантира дека информациите можат успешно да се вратат. Затоа е важно да се провери и можноста за нивно читање и обновување.
Шестата препорака е миграцијата да се организира во период што создава најмал оперативен ризик. Продавница што има голем сезонски промет не треба без потреба да преминува на нов систем токму во деновите со најголем број трансакции.
Седмата мерка е да се провери заштитата на личните податоци. Ако софтверот обработува податоци за клиенти или вработени, мора да се земат предвид соодветните законски и договорни обврски, вклучително и пристапот на надворешните даватели на услуги.
Осмото правило е да се утврдат трошоците за обука. Новиот софтвер може да биде поевтин по месечна претплата, но да бара значително време за навикнување, приспособување на процесите и исправување грешки.
Деветтата препорака е компанијата да има план за враќање на претходниот процес ако миграцијата не успее. Планот треба да биде усогласен со законските обврски за евиденција и со техничките можности на системите.
Заклучок: Добриот деловен софтвер не е само оној што има многу функции. Тој треба да овозможува доверливо користење, заштита и пренос на податоците кога фирмата ќе одлучи да го промени.
